Principios que rigen la conservación de los datos personales

La conservación de datos personales se rige por una serie de principios, los cuales determinan los factores a tener en cuenta en la conservación o eliminación de datos.

Calidad del dato

Mínima conservación de los datos de carácter personal.

Es decir, los datos deberán ser cancelados cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron.

Por ejemplo, el curriculum vitae de un solicitante de empleo cuando el puesto ya ha sido cubierto.

Es admisible que los datos se puedan conservar durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado.

Es decir, si por ejemplo, un cliente solicita la cancelación de sus datos porque no quiere contratarnos más servicios, pero nos adeuda una factura, no podremos borrar sus datos.

En estos casos los datos quedarán debidamente bloqueados (no se podrán usar para ninguna finalidad) a la espera que se solucione el pago de la factura.

Limitación de la finalidad

En el normativa europea de protección de datos se enuncia que los datos personales deben ser recogidos con fines:

Determinados

Que un dato sea determinado quiere decir que solo debemos recabar los datos que necesitemos.

Por ejemplo, si tengo una empresa de paquetería no me es necesario saber la fecha de nacimiento de mis clientes, con el nombre, apellidos y dirección postal y electrónica me sería más que suficiente.

Explícitos

Con esto se refiere a que el afectado debe saber la finalidad para la que se están recogiendo sus datos personales.

Legítimos

Que se use un dato con fines legítimos significa que solo deberemos usar los datos personales sólo para aquello a lo que estemos autorizados.

Por ejemplo, si el cliente nos ha manifestado de forma inequívoca que no quiere recibir anuncios o newsletters, no podremos usar sus datos con fines comerciales.

Por lo tanto, no podrán ser tratados, de manera posterior a la recogida de manera incompatible con dichos fines.

Excepciones

Se podrán conservar los datos y realizar un tratamiento posterior en los siguientes casos:

• con fines de archivo en interés público.
• finalidad de investigación científica e histórica.
• fines estadísticos.

No obstante, cuando los datos sean usados para estos fines, se deberá siempre que sea posible, utilizar técnicas que no permitan su identificación, tales como la anonimización.

Plazos de conservación

No se establece un plazo de conservación de forma expresa, sino que, atendiendo a lo que hemos mencionado en los puntos anteriores, los datos deberán ser cancelados si ya se termino la finalidad con la que fueron recogidos y no pesa ninguna obligación pendiente para el afectado.

Según la normativa o sector del que estemos hablando, los plazos de conservación de los datos personales pueden variar.

Ley General de Telecomunicaciones

Basándonos en el periodo de prescripción de las sanciones establecidas en dicha Ley, podemos tener una idea de los plazos de conservación.  Y así:

• muy graves a los 3 años
• las graves a los 2 años
• leves a los 6 meses.

Documentos de una empresa

Normalmente tendemos a acumular documentos en carpetas, en el archivo de nuestra empresa, y solo destruirlos cuando necesitamos más espacio, pero ¿cuánto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa?

Para poder responder a esta pregunta debemos abordar los documentos desde diferentes clasificaciones: documentos mercantiles, tributarios, fiscales u otra documentación específica que contenga datos confidenciales.

Documentos mercantiles

En este apartado nos referimos a: libros de contabilidad, correspondencia, documentación sobre la empresa y otros justificantes que hagan referencia al ámbito mercantil.

En una sociedad, existe una serie de documentación que se deberá conservar al menos durante 6 años:

• Libro diario
• Registro de inventarios y balances
• Facturas emitidas
• Facturas recibidas

Sin embargo, por si en el futuro es necesario hacer algún tipo de consulta, es recomendable guardar los registros contables de forma indefinida.

Por ello, y gracias a la tecnología de la que disponemos hoy en día, es posible guardar estos registros en copias digitales, para ocupar menos espacio de almacenamiento en archivos, y poder acceder a ellos en caso de que sea necesario.

Documentos fiscales

En general, la normativa fiscal marca que los documentos referentes a impuestos y declaraciones tienen un plazo de prescripción de 4 años, periodo que empieza a contar desde el momento en que se presentan las autoliquidaciones, a la administración correspondiente.

Sin embargo, en el caso de que existan pérdidas a compensar,  o hayan practicado deducciones, el plazo de prescripción aumenta hasta los 10 años.

Facturas

La Ley General Tributaria establece que todas las empresas y profesionales tienen la obligación de conservar facturas o documentos equivalentes durante un plazo de 4 años.

Sin embargo, la normativa de prevención de blanqueo de capitales marca que el plazo de conservación será de diez años.

Otros documentos

Antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) el resto de documentos, que contenían datos personales de clientes, trabajadores o proveedores, no tenía un plazo de destrucción estipulado.

Sin embargo, desde la llegada del RGPD se obliga a las empresas a establecer una fecha a partir de la cual estos documentos deben ser destruidos de forma segura.

Además, la empresa debe ser capaz de destruir de forma segura los datos personales que acumula, a petición del individuo en cuestión.

Seguridad Social

Queda establecido que para que prescriba la obligación del pago de las cuotas a la Seguridad Social han de pasar 5 años, a contar desde la fecha en la que debieron ser ingresadas.

Documentación relativa a los expedientes generados por un abogado o procurador

Se deben conservar al menos durante 5 años los expedientes ya que es el plazo en el cual se podrán ejercitar responsabilidades profesionales.

Ley de mediación en asuntos civiles y mercantiles

Como es lógico, un procedimiento de mediación puede concluir con acuerdo o no, y sobre el mismo pueden recaer futuras responsabilidades.

Por lo tanto se almacenará al menos durante 4 meses el expediente de la mediación.

Videovigilancia

Las imágenes/sonidos captados por los sistemas de videovigilancia serán cancelados en el plazo máximo de 1 mes desde su captación.

Excepciones

Si de la observación de las grabaciones se aprecian infracciones penales o administrativas graves o muy graves y existe una investigación policial en curso no se podrán eliminar.

Acceso a edificios

1 mes para cancelar los datos incluidos en ficheros automatizados para controlar el acceso a edificios.

Ley de Seguridad Privada

Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante 3 años, incluidas las imágenes grabadas.

No obstante lo datos estarán debidamente bloqueados.

Ley Reguladora de la Autonomía del Paciente

Plazos de conservación datos médicos

El médico y, en su caso, la institución para la que trabaja, están obligados a conservar la historia clínica y los elementos materiales de diagnóstico, mientras que se considere favorable para el paciente y, en todo caso, durante el tiempo que dispone la legislación vigente estatal y autonómica.

Es muy recomendable que el responsable de un servicio de documentación clínica sea un médico.

Como regla general se puede almacenar durante 5 años la documentación clínica, a contar desde la fecha en la que se da de alta al paciente.

No obstante, los datos de la historia clínica relacionados con el nacimiento del paciente, incluidos los resultados de las pruebas biométricas, médicas o analíticas que en su caso resulten necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre, no se destruirán, trasladándose una vez conocido el fallecimiento del paciente, a los archivos definitivos de la Administración correspondiente, donde se conservarán con las debidas medidas de seguridad a los efectos de la legislación de protección de datos.

La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente.

Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. Su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas.

¿Que ocurre si se jubila el médico?

La historia clínica se redacta y conserva para la asistencia del paciente.

Cuando un médico cesa en su trabajo privado, las historias clínicas se pondrán a disposición de los pacientes que lo soliciten para que éstos puedan aportarlas al médico al que encomienden su continuidad asistencial.

En caso de duda deberá consultar a su Colegio. 

Derecho de acceso a la historia clínica

El médico tiene el deber de facilitar, al paciente que lo pida, la información contenida en su historia clínica y las pruebas diagnósticas realizadas.

Este derecho del paciente quedaría limitado si se presume un daño a terceras personas que aportaron confidencialmente datos en interés del paciente.

Los datos de la historia clínica relacionados con las pruebas biométricas, médicas o analíticas que resulten necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre del recién nacido, sólo podrán ser comunicados a petición judicial, dentro del correspondiente proceso penal o en caso de reclamación o impugnación judicial de la filiación materna.

Es conforme a la Deontología Médica el uso del contenido de la historia clínica para su análisis científico, estadístico y con fines docentes y de investigación, siempre que se respete rigurosamente la confidencialidad de los pacientes y la legislación vigente.

Las anotaciones subjetivas que el médico introduzca en la historia clínica son de su exclusiva propiedad. 

El acceso a la historia clínica de pacientes fallecidos solo se permitirá a personas con vinculación familiar o de hecho con el paciente, y siempre que éste no lo hubiera prohibido expresamente. 

Es deber del médico, si el paciente lo solicita, proporcionar a otros colegas los datos necesarios para completar el diagnóstico o el tratamiento, así como facilitar el examen de las pruebas realizadas. 

El deber deontológico de colaborar en los estudios de auditorías económicas y de gestión no obliga al médico a remitir a las aseguradoras médicas el informe clínico del paciente. 

La historia clínica electrónica sólo es conforme a la ética cuando asegura la confidencialidad de la misma, siendo deseables los registros en bases descentralizadas

Casos especiales de conservación de la historia clínica

No obstante, en algunas comunidades autónomas, y para ciertos casos, se prevé un periodo diferente de conservación.

Ley  7/2002 de 10 diciembre CA Cantabria, ordenación sanitaria

15 años para la conservación de la historia clínica,  desde la muerte del paciente.

Ley  3/2001,  de 28 mayo CA Galicia, consentimiento informado e historia clínica de los pacientes

Se conservarán de forma indefinida:

• informes de alta
• hojas de consentimiento informado
• hojas de alta voluntaria
• informes quirúrgicos y/o registros de parto
• documentos de anestesia
• informes de exploraciones complementarias. Documentación relativa a necropsias
• hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería
• otros informes médicos
• cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación
• información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales

Ley 178/2005 de 26 Jul. CA Canarias que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios

Se conservarán durante 20 años, desde la última acción asistencial, la siguiente documentación:

• autorización de ingreso
• consentimiento informado
• hoja quirúrgica
• órdenes médicas
• informe de control de medicación
• hojas del recién nacido, de su propia historia clínica
• informes de anestesia
• listas transfusión
• informes de exploraciones complementarias
• solicitud de alta voluntaria
• informes de Anatomía Patológica.
• documentación de necropsias.
• información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales

No obstante, se conservarán de manera definitiva:

• los informes clínicos de alta
• las hojas de anamnesis y exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que no exista informe de alta

Decreto 38/2012, de 13 de marzo, País Vasco, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica

Se podrá destruir toda la documentación clínica de un paciente una vez transcurridos 10 años desde su fallecimiento.

También se podrá destruir la histórica clínica que haya permanecido sin movimientos durante 15 años.

Reglamento de centros de reconocimiento destinados a verificar las aptitudes psicofísicas de los conductores

El centro conservará durante 10 años el contenido de los informes emitidos, así como los documentos que aportó, en su momento el interesado.

Derecho hotelero

Los libros-registro de entrada en los establecimientos hoteleros deberán almacenarse durante 3 años, a disposición de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado.

Derecho de Internet

Los prestadores de servicios de comunicaciones electrónicas podrán conservar,  al menos durante 1 año:

• Identificador de usuario
• dirección IP
• número de teléfono
• IMSI e IMEI
• fecha y hora de la comunicación electrónica
• identificación del tipo de servicio utilizado (voz, datos, SMS o MMS)

Deseamos que esta información le haya sido de utilidad.