CONTRATO CON EMPLEADOS

El Estatuto de los TrabajadoresEnlace añadido por la extensión vLex establece, entre los deberes de los trabajadores, el de cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las reglas de la buena fe y diligencia debida.

Una de las obligaciones que tiene toda empresa o profesional, que maneje datos personales,  es establecer las medidas de control oportunas para protegerlos.

Una de esas medidas de control es tener firmada una cláusula de confidencialidad, con el fin de evitar la divulgación o uso indebido de la información disponible en la empresa.

RGPD

Esta obligación se regula también en el RGPD. En su artículo 5 se definen los principios relativos al tratamiento de datos personales. Y, dentro de los mismos, se refiere a la integridad y confidencialidad de los datos.

La citada norma alude también a la confidencialidad en otros artículos como el 28, relativo al Encargado del tratamiento y el 32, que se refiere a la seguridad del tratamiento.

«Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de éste estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1 f) del Reglamento (UE) 2016/679.

La obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable.

Las obligaciones establecidas en los apartados anteriores se mantendrán con carácter indefinido, aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento».

CONFIDENCIALIDAD EN EL RGPD

El nuevo Reglamento europeo se refiere a la Confidencialidad como uno de los principios que deben regir el tratamiento de datos personales.

Este principio determina que los datos personales deben ser tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada. Incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental.

Ello conlleva la aplicación de las medidas técnicas u organizativas apropiadas, en función de los riesgos inherentes al tratamiento.

Por tanto, se exige a los responsables y encargados del tratamiento, a partir de un análisis sobre el tipo de tratamiento y naturaleza de los datos, que apliquen las “medidas apropiadas” para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos personales.

Dentro de esas medidas de seguridad necesarias para asegurar esa confidencialidad, está la firma de los correspondientes acuerdos con los empleados.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DE LA EMPRESA

Aparte de los datos personales que manejan, todas las empresas disponen de información confidencial, ya sea de carácter técnico o comercial. Esta información:

• No puede ser fácilmente accesible ni conocida por personas no autorizadas a ello.
• Tiene un valor comercial para la empresa.
• La empresa debe haber adoptado medidas adecuadas para mantenerla en secreto.

Para la adecuada gestión de esa información confidencial es importante que los directivos la comuniquen únicamente a las personas que deban conocerla.

El principal supuesto de pérdida de información confidencial por una empresa se produce cuando la persona que tenía acceso a ella deja la empresa y se pasa a la competencia.

Por tanto, se deben adoptar medidas para proteger esa información como poner en los documentos la palabra «Confidencial» o protegerlos mediante contraseñas.

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

El contrato de confidencialidad es el documento firmado entre la empresa y el empleado cuyo objetivo es mantener en secreto cierta información reservada de la empresa, durante la relación laboral, y una vez finalizada la misma.

Dentro del mismo debemos incluir:

Duración

La empresa puede pedir que una vez finalizada la relación laboral se siga manteniendo ese compromiso de secreto. Normalmente un par de años después de finalizar la relación contractual.

La explicación del porqué de esta prórroga es para evitar la competencia desleal. Si el trabajador se va a otra empresa de la competencia, y nada se lo impide, puede dar información a ésta nueva empresa de lo que conociera de la anterior.

Tipo de información a proteger

Se deberá indicar qué información no se debe revelar bajo ningún concepto.

Es importante conocer a qué información va a tener acceso el trabajador en su puesto de trabajo y anticiparse a la que,  sin ser de su incumbencia, pueda acabar en sus manos:

• datos financieros de la empresa,
• proyectos que se están llevando a cabo,
• líneas de desarrollo de nuevos productos o investigación,
• datos de estudios de mercado que se hayan realizado por cuenta de la empresa y
• datos de nuestros clientes.

Obligaciones de los empleados

El personal de la empresa estará obligado a:

• Entender la privacidad de todos los datos que manejan y, por lo tanto, su obligación de mantener el secreto de dicha información.
• Hacer uso de los datos únicamente para los fines para los cuales han sido recogidos.
• No divulgar las contraseñas que posean para acceder tanto a los sistemas informáticos como a los ficheros que contengan datos de carácter personal.
• Pedir los consentimientos necesarios para el tratamiento de dichos datos, siempre que se refieran a salidas o entradas de soportes informáticos
• No utilizar con fines privados los sistemas informáticos de la empresa, sin autorización del empresario.

Consecuencias del incumplimiento

Debemos distinguir dos supuestos:

Si el incumplimiento de la cláusula se realiza durante la relación laboral, las consecuencias pueden ser desde sanciones a un despido disciplinario.

Si ese incumplimiento se produce cuando ya ha finalizado la relación laboral, durante el periodo marcado en el que se debería seguir cumpliendo, la empresa deberá acudir a los Tribunales con el fin de  solicitar la correspondiente indemnización por daños y perjuicios.

La excepción al cumplimiento de esta cláusula o pacto de confidencialidad es que sea un organismo judicial o administrativo el que requiera al trabajador o ex-trabajador esa información sensible. En este caso la cláusula no tiene efecto.

Finalidad del acuerdo de confidencialidad

Los principales motivos por los que deben firmarse esos acuerdos de confidencialidad son:

Evitar que el empleado desvele información a terceros

De esta forma, en caso de que dejen de trabajar en la empresa, no pueden llevarse información confidencial o reservada: nuestra base de datos, datos financieros, información de clientes, herramientas de la empresa, etc.

Sirve de prueba en juicios

Es posible utilizar este documento como prueba en un juicio para acreditar que el trabajador conocía su obligación de mantener el secreto y confidencialidad.

Recoger las consecuencias de su incumplimiento

En este documento se incluirán aquellas consecuencias que tendrá el incumplimiento del acuerdo, incorporando también una penalización económica.

El empleado se niega a firmar el acuerdo

Es extraño que un trabajador, al iniciar la relación laboral con la empresa , se niegue a firmar este acuerdo. Pero puede ocurrir.

Aunque el trabajador puede negarse,  está obligado al deber de confidencialidad, con lo que los efectos son los mismos.

La cuestión es que la empresa está obligada a informar de esa obligación de confidencialidad a todos sus trabajadores.

La mejor forma de informar debidamente es en la firma del contrato laboral.

La obligación del trabajador de cumplir el contenido de la misma entra de lleno en la buena fe en su relación laboral.

Es importante destacar que, en caso de que el empleado se niegue a firmar el contrato de confidencialidad y se produzca algún incidente con los datos personales que maneja la empresa, ésta puede ser sancionada por parte de la AEPD.

¿Cuando debe firmarse el acuerdo de confidencialidad?

Es recomendable firmar este contrato de confidencialidad antes de iniciar la relación laboral o al mismo tiempo que al firmar el contrato de trabajo. De este modo, el trabajador sabe, antes de aceptar el trabajo, que es un requisito para el empleo.

Firmarlo después de la contratación provocaría que los empleados sientan como si el empresario cambiara los términos y condiciones de su empleo por lo que algunos se negarán a firmar.