Los acuerdos de confidencialidad, o no divulgación, son documentos que obligan a las partes (socios fundadores, empleados, equipos, colaboradores, inversores, socios industriales, etc.) a no compartir determinada información sensible con terceros.
No se debe confundir el objeto de una patente con el de un contrato de confidencialidad, aunque son muy útiles para proteger la información relativa a esa potencial patente que una parte quiera compartir con otra.
Primero, debes saber que contratos de confidencialidad hay de muchos tipos:
- dos empresas que suscriben un acuerdo
- entre socios, entre responsables y empleados
- Pyme e inversor, etc.;
Y que con ellos podrás proteger información y documentación sensible que vayas a compartir y que tenga que ver con datos financieros, métricas, propiedad industrial, KPIs, modelo de negocio, etc.
Razones para firmar un acuerdo de confidencialidad
El principal beneficio de un contrato de esta clase es la protección que aportará a tu Pyme en posibles productos o desarrollos propios, pero además, es muy útil para:
- Salvaguardar toda aquella información comercial (estrategias, resultados, estado financiero, bases de datos, análisis de mercado, etc.) o técnica (conocimientos, procedimientos, prototipos, contraseñas, software, etc.) que no se desee hacer pública a terceros.
- En el caso de que no se cumpla, se puede reclamar contractual o judicialmente un incumplimiento de contrato y solicitar daños y perjuicios.
- Evitar las pérdidas económicas, de derechos, bases de datos o patentes ocasionadas por la divulgación a terceros.
Es la forma de compartir una información secreta
A veces puede ser necesario que una empresa deba compartir información confidencial con otra.
Por ejemplo, si quiere contratar un proveedor para fabricar un producto con unas características determinadas que proporcionará mayor valor a la empresa.
La empresa informará al proveedor de las características que no desea que de esa información se divulgue.
Para ello la empresa que reciba esa información confidencial debe firmar un acuerdo de confidencialidad para no divulgar los secretos empresariales confiados.
Acuerdo de no divulgación
El acuerdo de no divulgación de información confidencial contendrá:
- Datos de la empresa que comunica la información y los de la empresa que la recibe.
- Finalidad de esa comunicación
- Descripción de la información comunicada y su carácter confidencial
- Cláusulas con excepciones a la confidencialidad (supuestos en los que el destinatario de la información ya no está obligado a guardar secreto puesto que esa información pasa a ser pública).
- Especificar cómo debe el receptor proteger esa información, lo que puede hacer con ella y lo que no.
- Plazo durante el cual la información debe permanecer en secreto.
- En ocasiones ambas empresas se comunican entre sí información confidencial. En esos casos deben introducirse las modificaciones oportunas en el acuerdo de no divulgación.
Consejos para redactar un acuerdo de confidencialidad
Como hemos comentado anteriormente, acuerdos de confidencialidad hay de diferentes tipos y cada empresa suele adaptarlos a sus necesidades y situación particular.
En este sentido, hay una serie de consejos que son aplicables a prácticamente la mayoría de estos contratos de confidencialidad y que debes tener en cuenta antes de comenzar una relación:
- Incluye qué información no puede ser divulgada, pero también la que sí puede serlo a fin de evitar malentendidos.
- Añade a quién pertenece la titularidad de la información.
- Especifica el límite de uso que cada parte podrá hacer de la información confidencial. Por ejemplo, si compartes la base de datos con un tercero, explica que será para análisis y no para utilización comercial, o solo para uso en negocios propios y compartidos entre ambas partes.
- Si es necesario, diferencia entre información confidencial y reservada. En ocasiones se suelen utilizar indistintamente, y no son exactamente lo mismo. La información confidencial suele relacionarse con datos personales o empresariales, mientras que la reservada se vincula con una restricción por razones de interés.
- Establece tanto los períodos de tiempo durante los cuales se realizará la revelación de información entre las partes como el período durante el que se mantendrá la confidencialidad.
- Indica qué departamentos, personas o aspectos de la empresa se encuentran afectados.
¿Y si alguna de las partes incumple el acuerdo de confidencialidad?
Las consecuencias del incumplimiento del contrato de confidencialidad por alguna de las partes pueden ser varias:
- cese del contrato comercial o de trabajo
- reclamación por daños y perjuicios
- proceso judicial en el que el contrato puede ser presentado como prueba.
¿Cuándo usar ese acuerdo de no divulgación?
No es conveniente abusar de este tipo de acuerdos. Si es imprescindible comunicar esa información confidencial, deberá ser la menos posible para conseguir el objetivo comercial.
También es importante elegir al destinatario de esa información adecuadamente y asegurarnos que podrá cumplir esa promesa de guardar secreto.
Una vez que se publica esa información secreta deja de serlo.
Y, aunque la empresa titular de la información reclame daños y perjuicios ante los tribunales, no conseguirá que la situación vuelva a su estado inicial.
Por eso, lo principal será asegurarnos de a quién escogemos para compartir esa información secreta, y que ese secreto será mantenido como tal.
