¿QUE ES LA GEOLOCALIZACIÓN?
Se considera dato de geolocalización a “cualquier dato tratado en una red de comunicaciones electrónicas que indique la posición geográfica del equipo terminal del usuario”.
Actualmente, el empresario tiene a su disposición diversas herramientas y medios tecnológicos de control de la actividad laboral de sus empleados, entre ellos, softwares de monitorización, sistemas de registro biométrico, videovigilancia (pública o secreta) o sistemas de geolocalización que permiten conocer la posición exacta de los empleados en cada momento.
La cuestión es saber si estas herramientas son válidas para el control laboral y qué límites tiene el empresario a la hora de efectuar dicho control.
EJEMPLOS DE GEOLOCALIZACIÓN
GEOLOCALIZACIÓN DE VEHÍCULOS
La tecnología de geolocalización de vehículos es un sistema al alza en las empresas como forma de control empresarial y para optimizar costes.
Sin embargo, los trabajadores suelen ser reticentes al empleo de servicios de geolocalización mediante dispositivos móviles inteligentes, al ser también un medio de control exhaustivo.
El problema es que esta tecnología puede llegar a revelar detalles íntimos sobre la vida privada de los conductores.
Más aún si el trabajador hace un uso mixto del coche de empresa, utilizándolo tanto durante su horario laboral, como para su uso privado fuera de éste.
Así, al permitir seguir la ruta del vehículo, posibilita al mismo tiempo conocer los hábitos y patrones de comportamiento del conductor del vehículo.
En determinadas profesiones como los transportes, la geolocalización por GPS se convierte en una necesidad. No en vano, saber dónde está un camión, furgoneta o moto, es importante para mejorar el servicio que se da a un cliente.
Este es el motivo por el que la inmensa mayoría de las empresas de este ramo, y de otros, como el comercio o la enseñanza, han introducido este dispositivo en sus flotas.
La limitación en el control de vehículos por GPS
El RGPD introduce el principio de limitación en el tratamiento de datos; esto es, que solo se podrán tomar datos de las flotas en horas laborales y con el objeto de conocer la localización.
Se consagra el derecho a la desconexión fuera de horas de trabajo.
Por lo tanto, has de saber que las empresas tienen prohibido dirigirse a los trabajadores, fuera de este periodo, si es por cuestiones de trabajo.
¿Qué puede hacer un sistema de control de vehículos por GPS?
Aunque haya unas limitaciones expresas, sí que hay una serie de acciones que puede realizar tu sistema de geolocalización, siempre y cuando, estén justificadas por razones empresariales.
Por ejemplo, puedes saber qué rutas se realizan, la entrada o salida de zonas autorizadas, el tiempo de cada recorrido, o la duración de las paradas, entre otros datos.
Te recordamos que, para que no haya ningún problema, tienes que hacer previamente un estudio de tratamiento de datos. Esto servirá, no solo para tus interacciones con terceros sino también a nivel interno.
GEOLOCALIZACIÓN POR EL TELÉFONO MÓVIL
Es evidente que a través de ciertas aplicaciones móviles se pueden revelar datos sobre la identidad, vida privada y localización de un usuario, lo que permite obtener información sobre una persona concreta, identificada o identificable, causando ciertos riesgos para su privacidad.
Los usuarios no somos conscientes de que, con la instalación de estas aplicaciones, permitimos al proveedor de servicios acceder a nuestros datos de geolocalización, datos considerados de carácter personal.
Requisitos
Para que el tratamiento de estos datos por los proveedores de servicios y aplicaciones sea legítimo, habrá que cumplir una serie de requisitos:
- Recabar el consentimiento previo, específico, e informado, del usuario.
- Informar de los fines para los cuales, los datos de geolocalización, van a ser tratados.
- Por defecto, los servicios de localización deberían estar desactivados.
- Posibilidad de revocar el consentimiento del usuario en cualquier momento.
- Limitar el alcance del consentimiento en el tiempo, y recordárselo a los usuarios.
- Respetar y cumplir con el ejercicio de los derechos sobre los datos tratados.
- Implantar políticas de conservación de los datos, debiendo eliminarlos tras un periodo de tiempo justificado.
Además, será necesario implantar un registro de los accesos a dichos datos, de manera que, en cada intento de acceso, se guarde, como mínimo:
- la identificación del usuario que accede
- la fecha y hora en que se realizó el acceso
- el fichero accedido
- el tipo de acceso
- si el acceso ha sido autorizado o denegado
- y en el caso de que haya sido autorizado, será preciso guardar la información que permita identificar el registro accedido.
El tratamiento de datos de geolocalización estará justificado, siempre y cuando dicho tratamiento, sea proporcionado a la finalidad que lo motiva.
No obstante lo anterior, será necesario analizar caso por caso, para comprobar que no existe una medida menos restrictiva para la consecución del fin, que motiva su establecimiento.
Pautas a seguir
Si su empresa utiliza tecnologías de geolocalización, o se está planteando hacerlo, tenga en cuentas las siguientes pautas:
- La geolocalización debe ser necesaria para un fin legítimo (por ejemplo, para la seguridad de sus propios empleados, o ante la necesidad de disminuir costes empresariales optimizando rutas de reparto o la planificación de operaciones en tiempo real).
- Debe valorar, previamente, si se puede optar por otros medios menos intrusivos.
- Evitar la monitorización constante y sistemática de los trabajadores.
- Informar a los trabajadores de que su empresa va a utilizar sistemas de control por geolocalización mediante dispositivos móviles inteligentes.
Información que debe facilitar a los trabajadores:
- existencia de la medida de control que va a adoptar la empresa
- desde cuándo entra en funcionamiento
- que sólo se llevará a cabo durante la jornada laboral
- que los datos que se recojan se incorporarán al fichero de Recursos Humanos o Personal, del que es titular la empresa
- si los datos van a ser cedidos a terceros
- que los trabajadores pueden ejercer sus derechos.
- es conveniente informar también a los representantes de los trabajadores.
Otras cuestiones a tener en cuenta:
No es necesario que el trabajador preste su consentimiento cuando afecta a su ubicación personal, puesto que la empresa tiene un fin legítimo, que quedaría incorporado a la relación laboral.
Es necesario que su empresa informe a los trabajadores sobre cómo desactivar el dispositivo de monitorización fuera de las horas de trabajo e incluso cómo deshabilitar ciertas funcionalidades no indispensables para el trabajo que desarrolle.
El empresario tiene que tener claro que los sistemas de geolocalización del vehículo no están diseñados para geolocalizar la persona individual, sino al vehículo.
