DERECHOS DE LOS CIUDADANOS

Hoy vamos a tratar, en virtud de las medidas de responsabilidad proactiva que marca el RGPD, de qué manera hacer efectivo el cumplimiento del ejercicio de los derechos de los ciudadanos: los denominados derechos ARCO.

En la actualidad son:

  • Acceso
  • Rectificación
  • Cancelación o Supresión (derecho al olvido)
  • Oposición
  • Limitación
  • Portabilidad
  • A no ser objeto de decisiones individuales automatizadas

Estos derechos se caracterizan por lo siguiente:

  • Su ejercicio es gratuito
  • Si las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter repetitivo) el responsable podrá:
    • Cobrar un canon proporcional a los costes administrativos soportados
    • Negarse a actuar
  • Las solicitudes deben responderse en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo otros dos meses más
  • El responsable está obligado a informarte sobre los medios para ejercitar estos derechos. Estos medios deben ser accesibles y no se puede denegar este derecho por el solo motivo de que optes por otro medio
  • Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios cuando sea posible, salvo que el interesado solicite que sea de otro modo
  • Si el responsable no da curso a la solicitud, informará y a más tardar en un mes, de las razones de su no actuación y la posibilidad de reclamar ante una Autoridad de Control
  • Puedes ejercer los derechos directamente o por medio de tu representante legal o voluntario
  • Cabe la posibilidad de que el encargado sea quien atienda tu solicitud por cuenta del responsable si ambos lo han establecido en el contrato o acto jurídico que les vincule.
¿COMO HACER EFECTIVO EL EJERCICIO DE ESTOS DERECHOS?

El ejercicio de estos derechos debe realizarse mediante solicitud dirigida al responsable del fichero que debe contener:

  1. Nombre y apellidos del interesado;
  2. Fotocopia de su DNI, de su pasaporte u otro documento válido que permita identificarle y, en su caso, de la persona que le represente, o instrumentos electrónicos equivalentes. Así como el documento o mecanismo electrónico justificativo de esa representación. La utilización de firma electrónica identificativa del afectado exceptuará de presentar las fotocopias del DNI o documento equivalente.
  3. Petición en que se concreta la solicitud.
  4. Domicilio a efectos de comunicaciones, fecha y firma del solicitante.
  5. Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

El responsable del fichero, al recibir la solicitud, debe:

  • comprobar la legitimidad del solicitante y que se cumplan todos los requisitos exigidos.

  • contestar obligatoriamente a todas las solicitudes independientemente de que tenga o no en sus ficheros datos personales del solicitante

  • guardar un justificante de esa respuesta.

Excepciones a los derechos ARCO

Estos derechos pueden ser modulados por razones de seguridad pública con los requisitos establecidos legalmente.

Se limitará el ejercicio de estos derechos cuando sea una medida necesaria para:

  • La salvaguarda de la seguridad del Estado.
  • Defensa y seguridad pública.
  • Prevención, averiguación, detección y castigo de infracciones penales.
Más información
PROTOCOLO DE RESPUESTA A LA SOLICITUD DE CANCELACIÓN (EJEMPLO PRÁCTICO)

Pongamos como ejemplo el caso de un club deportivo. Un cliente se matricula en el centro, este ingresa sus datos en una base de datos y le manda periódicamente información sobre ofertas y promociones.

En este caso, lo primero que tiene que hacer el club es informar al cliente que al facilitar sus datos, estos van a ser utilizados también con fines publicitarios y requerirle consentimiento para tal fin.

Es importante también darle la opción de desistir de comunicaciones comerciales, es un primer paso cuando se trata de respetar derechos.

Una vez solicitada la baja

El club debe validar la identidad del cliente que solicita la baja y asegurarse que es el titular de los datos que desea cancelar para evitar la usurpación de identidad. Para ello debe requerirle DNI o documento oficial que acredite su identidad.

Una vez constatada la identidad del cliente le debe enviar un formulario o solicitud de cancelación en donde el interesado deberá indicar a qué datos se refiere, aportando al efecto la documentación que lo justifique, si procediera, aunque no es indispensable.

El club resolverá sobre la solicitud de cancelación en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud, aportando al cliente un escrito en donde confirma la cancelación de sus datos.

¿Y si los datos hubiesen sido cedidos a un tercero?

Si los datos cancelados, hubiesen sido cedidos previamente, por ejemplo, a una asesoría que gestiona las facturas, el club deberá comunicar la cancelación efectuada a la asesoría, en idéntico plazo, para que esta, también en el plazo de un mes, contados desde la recepción de dicha comunicación, proceda, también, a cancelar los datos.

¿Y si el club no responde?

Si en el plazo de un mes, el club no responde o la respuesta es insatisfactoria, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, acompañando la documentación acreditativa de haber solicitado la cancelación.

A partir de allí, es cuando las cosas se complican para el club, que muy probablemente acabará sancionado por incumplir la normativa de Protección de Datos.

CONCLUSIÓN

El principio de calidad de datos impone a cualquier entidad, cuando proceda, el deber de cancelar los datos.  En consecuencia, se deberán seguir las indicaciones correspondientes para efectuar tal cancelación.

No obstante, las entidades tienen la obligación de conservar bloqueados los datos personales mientras puedan nacer responsabilidades legales del tratamiento de los mismos.  Y únicamente, terminado este periodo pueden  eliminar tal información.

No te pierdas el siguiente protocolo para el cumplimiento de la responsabilidad proactiva: Protocolo de la Relación entre Responsable y el encargado del tratamiento de datos personales.

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