Nueva obligación de registro de jornada laboral
La obligación del registro de la jornada, que ya existía para los trabajadores a tiempo parcial, se extiende a todos los trabajadores, desde el 12 de mayo de 2019.
¿Cómo deberá realizarse el registro de la jornada?
- -el registro incluirá el horario concreto de inicio y fin de cada jornada de trabajo.
- -obliga a la empresa de conservar los registros durante 4 años, en los que deberán estar a disposición de los trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.
- -a través de negociación colectiva o acuerdo de empresa, se puede organizar y documentar el registro de la jornada, y también por decisión del empresario, obviamente.
¿Qué regula y controla el registro de jornada laboral?
El control y registro de jornada laboral a llevar a cabo de forma obligatoria, por todas las empresas que cuenten con empleados en nómina, solo obliga a contar con un sistema que homologue el momento de entrada y salida de cada empleado, ya sea de forma presencial, o a distancia si se trata de teletrabajo , o registros fuera de la oficina.
Con ello, el único interés de la norma es poder comprobar que, empresarios y empleados, cumplen con las horas de trabajo recogidas en los contratos, y que éstos últimos, no realizan horas extra más allá de las permitidas.
La única información recogida por estos sistemas, y que desde Inspección de Trabajo reclamarán, será exclusivamente el horario de entrada y de salida.
De esta forma, no se entra a regular ni se exige controlar, otros aspectos relativos a la productividad, como los descansos, los horarios de comida, etc.
¿Qué impacto tiene este registro en materia de protección de datos?
1. Principio de información.
Debemos cumplir, en todo caso, con el principio de información, e informar al trabajador, acerca de cómo van a ser tratados sus datos.
Entre la información a facilitar, deberá indicarse que el registro horario deberá conservarse durante un plazo mínimo de 4 años, y este deberá estar a disposición de los representantes de los trabajadores y de la inspección de trabajo y seguridad social.
2. Legitimación.
Como en todo tratamiento de datos personales, es fundamental contar con una base jurídica que haga ese tratamiento de datos personales lícito.
En consecuencia, resulta necesario analizar cuál es la base legitimadora que permite tratar los datos de los trabajadores para poder llevar el registro.
Para ello, debemos prestar atención a que la finalidad del tratamiento de los datos de los trabajadores será, en este caso, cumplir con la llevanza del registro de su jornada.
¿Puedo llevar un registro de jornada laboral mediante huella dactilar?
Es necesario partir de la base de que los datos biométricos (como es el caso de la huella dactilar) han pasado a ser considerados como una categoría especial de datos
El tratamiento de la huella dactilar, para el control de acceso por los trabajadores, podría considerarse una medida de control amparada en el artículo 20 del Estatuto de los trabajadores por lo que, en principio, no resultaría necesario recabar el consentimiento del interesado.
Enlace añadido por la extensión vLexEn cualquier caso, es necesario aplicar el principio de minimización para implementar esta medida, es decir, deberá limitarse a los supuestos en que se considere realmente necesaria, para que el control sea eficaz.
Partimos de la premisa de que los datos biométricos sólo pueden usarse de manera adecuada, pertinente y no excesiva, lo que conlleva una evaluación de la necesidad y de la proporcionalidad del tratamiento.
Por ello, aplicando el criterio fijado por la AEPD en varios Informes jurídicos y resoluciones (Informe 0065/2015, Resolución R/00900/2018), para comprobar si una medida supera el juicio de proporcionalidad, hay que constatar que cumple los siguientes requisitos o principios:
Idoneidad:
Si tal medida es susceptible de conseguir el objetivo propuesto, y si es probable que el sistema sea eficaz para responder a la necesidad en cuestión.
Por ejemplo, si los datos almacenados en la base de datos del servidor se guardaran en una tarjeta, resultaría menos excesivo ya que estarían en poder del propio interesado.
Necesidad:
Si no existe otro método más moderado para conseguir la finalidad propuesta con la misma eficacia.
Proporcionalidad:
Se ha de evaluar si hay un medio menos invasivo de la intimidad para alcanzar el fin que se desea.
Por ejemplo, algún método que no almacene datos para fines de autenticación, o el uso de tarjetas inteligentes que porten los interesados de forma que el sistema únicamente almacene la información referida al uso o no uso de accesos, sin que en ningún momento se refleje el algoritmo de la huella.
Así, para dar cumplimiento a este juicio de proporcionalidad, será necesario realizar una evaluación de impacto sobre la protección de datos a la vista de las circunstancias concretas en las que se lleve a cabo el tratamiento.
En definitiva, el sistema podría implementarse siempre que el mismo cumpliera las garantías suficientes de seguridad, cumpliendo en todo caso los principios de información y minimización que rigen en materia de protección de datos, y habiendo documentado previamente la correspondiente evaluación de impacto sobre la protección de datos.
Conclusiones
Para que este tipo de sistemas no entre en conflicto con la nueva normativa de Protección de Datos, hay que tener en cuenta las siguientes claves:
- Se debe informar a los trabajadores previamente sobre la nueva obligación de registro de jornada, de forma individual, detallando qué tipo de datos se proporcionan, por qué vía se van a recoger, cuál va a ser su uso y cómo se va a hacer el tratamiento de estos.
- En el caso de que se utilice una aplicación en el móvil, además de lo anteriormente indicado, debe permitir el derecho a la desconexión digital del trabajador. De forma que, si ya no está en periodo laboral, pueda evitar la geolocalización.
- Además, los datos recogidos deben respetar el principio de minimización o proporcionalidad. Es decir, deberán recogerse sólo los datos estrictamente necesarios, y estos deberán estar justificados.
Sanciones
La simple inexistencia de dicho registro, o la presencia de irregularidades que perjudiquen a los trabajadores, podrán ser objeto de sanción, cuya cuantía oscilará entre 626 € y 6.250 €.
El registro en papel suele ser el que más incidencias genera, ya que es un formato manipulable y susceptible de irregularidades.
Algunas prácticas habituales y que desaconsejamos son: la firma al inicio de la jornada del horario de entrada y salida, poner el mismo horario de entrada y salida todos los días, etc. Este tipo de acciones generan desconfianza en Inspección, porque sugieren cierta manipulación desde la empresa.
Además, hay que tener en cuenta las posibles sanciones en protección de datos, al realizar el control horario, que pueden llegar a ser de hasta un 4% sobre el total de facturación anual.
